Vị trí Công việc Assistant Manager

Trong doanh nghiệp, bên cạnh một quản lý cấp cao có vai trò vô cùng quan trọng thì không thể thiếu những trợ thủ đắc lực trong công việc hàng ngày. Assistant Manager (Trợ lý Quản lý) vẫn thường được nhắc đến như những người thân cận nhất với các lãnh đạo và là cầu nối giữa nhân viên và cấp trên.

Trước hết, hãy cùng phân biệt giữa hai vị trí hay gây nhầm lẫn đó là Assistant (Trợ lý) và Secretary (Thư ký). Assistant sẽ hỗ trợ cấp trên các vấn đề chuyên môn yêu cầu kiến thức về ngành nghề vững vàng, trong khi Secretary chỉ phụ trách công hành chính, văn thư. 

Vậy cụ thể Assistant Manager là gì? Assistant Manager trong ngành dịch vụ khách hàng có vai trò thế nào?

Trong khi Manager là người suy nghĩ và vạch ra những hướng đi chiến lược, vậy người Trợ lý chính là người tiếp nhận, thấu hiểu, cố vấn, tham mưu, triển khai thực hiện, giám sát chúng một cách hiệu quả nhất để Manager có được thông tin kịp thời và yên tâm phát triển kinh doanh. Đây là vị trí quan trọng được xem là cánh tay phải cho lãnh đạo đòi hỏi kiến thức và kỹ năng lẫn kinh nghiệm rất cao. Một Assistant Manager phải am hiểu các vấn đề kỹ thuật, kỹ năng giao tiếp, đàm phán, có thể đại diện cho cấp trên trong các hoạt động hay sự kiện quan trọng khi vắng mặt lãnh đạo.

Trong lĩnh vực dịch vụ khách hàng, Assistant Manager vẫn có vai trò quan trọng đó là hỗ trợ Manager trong công việc hàng ngày, xử lý các yêu cầu, vướng mắc của khách hàng trong hoạt động, đặc biệt là yêu cầu kiến thức chuyên môn về lĩnh vực chuyên môn của đơn vị kinh doanh. 

Công việc của Assistant Manager là gì?

Nhiệm vụ của Trợ lý Quản lý tại các đơn vị kinh doanh dịch vụ khách hàng cơ bản sử dụng khả năng quản trị của mình để giúp hoạt động doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ, dễ dàng hơn, họ thực hiện công tác hỗ trợ Manager trong tổ chức, lập kế hoạch và thực hiện chiến lược hằng ngày.

Quản lý sẽ là người đánh giá hiệu suất làm việc và giám sát nhân viên, xem xét thực hiện hành động thưởng hay phạt như kỷ luật hoặc chấm dứt hợp tác phù hợp, lên kế hoạch tổ chức các chương trình đào tạo, phát triển kỹ năng cho nhân viên, sắp xếp thời gian làm việc và trả lương cho nhân viên.

Thu thập và tiếp thu phản hồi của khách hàng, tham gia hỗ trợ chăm sóc khách hàng, giải quyết các phản hồi, phàn nàn của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ khi cấp dưới không xử lý được để cải thiện chất lượng sản phẩm.

Thay mặt giải quyết công việc và quản lý đơn vị khi Manager vắng mặt.

Nhưng tùy vào lĩnh vực chuyên sâu, mà mỗi Assistant Manager phải trang bị và đảm nhiệm thêm các công việc khác nhau, đặc biệt đối với lĩnh vực kinh doanh ẩm thực như nhà hàng, quán Bar,...thì Assistant Manager sẽ thực hiện các công việc như sau: 

• Nghiên cứu, tìm hiểu các nhà cung cấp thực phẩm và thương lượng giá cả.
• Tính toán nhu cầu dụng cụ nhà bếp, thiết bị và đặt hàng khi cần thiết.
• Quản lý hàng tồn kho và hợp đồng, hóa đơn.
• Giám sát nhà bếp, nhân viên phục vụ và cung cấp hỗ trợ khi cần thiết.
• Giữ hồ sơ chi tiết về chi phí và doanh thu hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng.
• Giám sát việc tuân thủ các quy định an toàn và vệ sinh.
• Thu thập phản hồi khách và đề xuất cải tiến cho thực đơn nhà hàng.

Những yêu cầu cần có của một Assistant Manager là gì?

Để hoàn thành công việc có yêu cầu nghề nghiệp tương đối cao như thế thì một Assistant Manager cần có những kỹ năng và đáp ứng các yêu cầu:

Là một người có kỹ năng giao tiếp và nắm bắt tâm lý, không chỉ với khách hàng mà còn với các nhân viên.

Khả năng ra quyết định dứt khoát, nhanh chóng. Một người trợ lý giỏi cần phải có khả năng xử lý tình huống linh hoạt, có tư duy nhạy bén đánh giá tình huống phát sinh cả trong nội bộ và với khách hàng để đưa ra hướng giải quyết đem lại lợi ích tốt nhất.  

Khả năng triển khai công việc đúng chỉ dẫn, định hướng của cấp trên.

Khả năng lãnh đạo, quản lý. Assistant Manager có thể xem là một nhà quản trị, môi trường làm việc song song với Manager, cần có khả năng xử lý công việc khi vắng mặt Manager.

Khả năng làm việc trong môi trường có nhịp độ nhanh, đa nhiệm là điều bắt buộc.

Phải duy trì vẻ ngoài gọn gàng, sạch sẽ, chuyên nghiệp.

Yêu cầu tuyển dụng và chế độ lương thưởng của vị trí Assistant Manager thế nào ?

Assistant Manager là một vị trí mơ ước của nhiều người, là bước đệm để bước lên các cấp quản lý, kèm theo đó là yêu cầu cao về mặt chuyên môn như tốt nghiệp Đại học trở lên. Kinh nghiệm thực tế từ 2 năm trở lên ở công việc tương tự, ngoài ra Assistant Manager cần có vốn ngoại ngữ tốt, tối thiểu là tiếng Anh giao tiếp.

Công việc đầy áp lực cùng đó là yêu cầu cao như thế thì việc được cận kề một lãnh đạo cao cấp tại công ty sẽ giúp bạn học hỏi, tích lũy được rất nhiều cho tương lai, bên cạnh đó là mức lương mà một Assistant Manager nhận được là rất đáng mơ ước, trung bình dao động từ 10-30 triệu đồng/ tháng, tùy theo quy mô của cơ sở kinh doanh dịch vụ và năng lực của ứng viên.