Quá trình nhận phòng, check in, chiến lược và hướng dẫn nào mà bạn cần biết?

Việc khách đến và nhận phòng tại nhà nghỉ, phục vụ bữa sáng là phần quan trọng nhất trong hành trình phục vụ khách hàng mà bạn cần nên làm quen. Cùng HUFR tham khảo quá trình check in, nhận phòng khách sạn, chiến lược và hướng dẫn nhé! 

Bạn muốn họ bước vào và cảm thấy được công nhận, theo dõi và quan trọng nhất là được chào đón. Đây là ấn tượng đầu tiên của họ về chất lượng phục vụ của bạn.

Để nhận phòng ngay tại khách sạn của bạn, có rất nhiều điều cần xem xét. Nhu cầu của khách luôn phải đặt lên hàng đầu, nhưng bạn cũng cần tính đến hiệu quả kinh doanh và cách bạn có thể hoạt động hiệu quả nhất.

Bài viết này sẽ giúp bạn nhận ra việc nhận phòng khách sạn rõ ràng hơn và cung cấp cho bạn một số ý tưởng về hướng đi của quá trình nhận phòng, bao gồm những gì bạn có thể làm tại khách sạn của mình.

1. Quy trình nhận phòng khách sạn và mong đợi của khách

Quá trình nhận phòng khách sạn bao gồm:

• Khách đến và đi đến quầy lễ tân / quầy lễ tân của bạn.
• Khách được nhận dạng và đã kiểm tra thông tin chi tiết của họ
• Nhân viên lễ tân sẽ giới thiệu cho khách về khách sạn.
• Khách sẽ lưu ý các tiện nghi và quy định, v.v. và hỏi bất kỳ câu hỏi nào
• Khách sẽ được giao chìa khóa / thẻ khóa
• Hành lý được khách hoặc nhân viên khách sạn đưa lên phòng
• Khách vào và ổn định phòng của họ

Thông thường, khách sẽ được thông báo khi nào họ cũng có thể nhận phòng và trả phòng, với thời gian nhận và trả phòng được thỏa thuận chung. Tuy nhiên, các thỏa thuận khác thường có thể được thực hiện giữa khách sạn và khách để nhận phòng sớm hoặc trả phòng muộn.

Hầu hết các chỗ nghỉ đều có thời hạn nhận phòng vì quầy lễ tân sẽ đóng cửa vào những thời điểm nhất định trong ngày, chẳng hạn như qua đêm. Tuy nhiên, điều này không phải lúc nào cũng phù hợp với khách vì thời gian chuyến bay không phải lúc nào cũng phù hợp với thời gian nhận phòng và trả phòng.

1. Nhận phòng khách sạn linh hoạt

Khách lưu trú tại nhà nghỉ của bạn đến từ khắp nơi, có nghĩa là các kế hoạch du lịch và hậu cần sẽ thay đổi tùy theo từng khách. 

Nền kinh tế chia sẻ cũng đã tạo ra những đối thủ cạnh tranh độc đáo, chẳng hạn như Airbnb, cho phép khách linh hoạt hơn trong kế hoạch du lịch của họ. Bằng cách chia sẻ tùy chọn thời gian linh hoạt cho khách của mình, bạn có thể cạnh tranh tốt hơn.

Nếu bạn cho phép khách trả phòng khách sạn sớm / muộn thì đó có thể là một lợi thế thực sự. Du khách thích có thêm phòng để lập kế hoạch cho chuyến đi của họ dễ dàng hơn.

Thực tiễn này đang trở thành một xu hướng, và không chỉ trong phạm vi bất động sản nhỏ hơn. Các thương hiệu nổi tiếng như Hilton, Marriott và Intercontinental Hotels Group đang cung cấp đặc quyền này. Đó cũng là một cách khác để tăng doanh thu phụ cho khách sạn của bạn.

1. Khách sạn của bạn có cho phép nhận phòng trực tuyến không?

Khách du lịch thường thích công nghệ mới và họ chắc chắn thích có nhiều hơn 2 tùy chọn. Khi nói đến quá trình nhận phòng, khách sẽ vui hơn với bất cứ thứ gì khiến họ dễ dàng hơn.

Việc nhận phòng từ xa hoặc trực tuyến có thể giúp khách tiết kiệm rất nhiều thời gian và hấp dẫn những ai đang tìm kiếm sự tiếp xúc tối thiểu của con người trước khi họ vào phòng.

Đăng ký trực tuyến có thể được kích hoạt thông qua trang web của bạn hoặc thông qua một ứng dụng di động chuyên dụng, giúp mọi thứ trở nên đơn giản cho khách.

Khả năng đăng ký trực tuyến cũng có thể được sử dụng để giúp các hoạt động marketing và kiếm thêm nhiều khách hàng trung thành cho khách sạn của bạn. Khách có thể tìm hiểu thêm về khách sạn của bạn, được phục vụ các ưu đãi độc quyền hoặc được bán thêm các tiện nghi khác trong khi thực hiện quy trình nhận phòng trực tuyến.

Phần lớn khách du lịch quan tâm đến việc làm thủ tục trực tuyến, vì nó đáp ứng nhu cầu của họ về sự tự do và thuận tiện. Họ sẽ không phải lo lắng về hàng dài hoặc sự chậm trễ trong dịch vụ.

Dưới đây là những lý do chính mà bạn nên cân nhắc khi đăng ký trực tuyến tại khách sạn của mình:

• Thuận tiện cho khách
• Giảm hàng đợi trong sảnh đợi
• Cải thiện mối quan hệ với khách hàng
• Giới thiệu trang web của bạn và các phần khác của tài sản của bạn
• Giảm khối lượng công việc của nhân viên
• Nâng cao trải nghiệm của khách
• Nguồn thu nhập bổ sung
• Thời gian nhận phòng khách sạn trung bình
• Nhu cầu về dịch vụ khách hàng chất lượng cao và liên tục , đặc biệt quan trọng trong lĩnh vực khách sạn.

Xung đột với điều này là xu hướng chung của khách được yêu cầu nhận phòng vào buổi chiều và trả phòng vào buổi sáng. Ví dụ, một số khách sạn có thể yêu cầu khách nhận phòng sau 2 giờ chiều và trả phòng trước 10 giờ sáng.

Đăng ký 24 giờ là điều bạn nên nghiêm túc xem xét, vì những lý do sau:

• Nó sẽ cải thiện trải nghiệm của khách

Khi khách của bạn đến, họ thường mệt mỏi, cần được tắm, giải khát và ăn uống. Nhưng với việc nhận phòng không có sẵn cho đến buổi chiều, họ phải chờ đợi một cách sốt ruột để được vào phòng mà họ đã trả tiền.

Đây không phải là trải nghiệm khách hàng quá tốt và thậm chí là điều mà AirBnB đã giải quyết. AirBnB cho phép khách liên hệ với chủ nhà của họ và thương lượng thời gian nhận phòng phù hợp với họ.

Nhận phòng 24 giờ có nghĩa là khách có thể vào chỗ nghỉ của bạn bất kỳ lúc nào, bằng nhiều phương thức khác nhau như:

• Người gác cửa suốt ngày đêm
• Một hộp khóa
• Két sắt có bàn phím chứa chìa khóa phòng

Quy trình đăng ký này đặc biệt hữu ích cho:

• Làm hài lòng những khách doanh nhân có thể phải làm việc muộn hoặc đến sớm vào một giờ
• Những người đến trên các chuyến bay rất sớm, có thể bị hoãn hoặc hủy chuyến.
• Du khách quốc tế đang thay đổi múi giờ.

Thực hiện chiến lược nhận phòng 24 giờ có thể là một phương pháp tăng doanh thu tại nhà hàng chỉ phục vụ bữa sáng của bạn. Nó không chỉ giúp cải thiện dịch vụ khách hàng và những ưu đãi mà bạn có thể thực hiện mà còn có thể cung cấp dịch vụ này cho khách với một khoản phụ phí.

Ví dụ: Khách sạn Tiêu chuẩn đặt phụ phí 5% cho gói "nhận phòng bất cứ lúc nào" và chuỗi Khách sạn Marriott cho phép thời gian nhận và trả phòng linh hoạt tùy thuộc vào tình trạng phòng trống.

Nó có thể tăng lượng đặt phòng trực tiếp

“Nhận phòng miễn phí 24 giờ khi bạn đặt phòng trực tiếp” là một động lực rất hấp dẫn để khuyến khích khách đặt phòng trực tiếp trên trang web của bạn.

Bạn có thể cung cấp cho khách một mã trực tuyến cho phép họ nhận phòng trên trang web khoảng 24 giờ trước khi đến. Điều này có nghĩa là khi họ đến nơi, họ có thể đi thẳng về phòng của mình mà không gặp rắc rối hoặc chậm trễ.

Giảm tải cho nhân viên

Gửi email tự động trước khi lưu trú cung cấp cho khách thông tin chi tiết về nơi họ cần đến và cách vào phòng khi họ đến, cũng như thời gian mở cửa đón tiếp, có nghĩa là nhân viên sẽ phải dành ít thời gian hơn để đón khách theo cách thủ công. chi tiết và kiểm tra khách trong.

Dưới đây là một số điểm chính:

1. Tự phục vụ không có nghĩa là thiếu dịch vụ

Bằng cách cung cấp cho khách tùy chọn để bỏ qua các thủ tục tẻ nhạt và nhận phòng theo cách thuận tiện của họ sẽ cải thiện trải nghiệm của họ và tăng sự hài lòng của họ đối với khách sạn của bạn.

2. Nhân viên có thể ưu tiên

Khi nhân viên không còn phải thường xuyên giải quyết các quy trình thủ công hoặc thủ công tại sảnh đợi và quầy lễ tân, họ có thể chuyển sự chú ý sang việc cung cấp dịch vụ tốt hơn theo một cách khác. Ví dụ, một gia đình đến nơi mệt mỏi và cáu kỉnh và nhân viên có mặt để đánh lạc hướng và giải trí cho bọn trẻ trong khi cha mẹ hoàn thành thủ tục tự nhận phòng.

3. Cơ hội bán hàng và doanh thu

Với việc khách chọn tự nhận phòng, họ sẽ bình tĩnh hơn và có nhiều khả năng dễ tiếp nhận các ưu đãi bổ sung hơn. Trình bày các mặt hàng bán thêm, nâng cấp, bán kèm và gói hàng ngay từ quầy đăng ký hoặc nhà ga của bạn.

4. Tích hợp hệ thống

Điều quan trọng là hệ thống quản lý tài sản của bạn và các thiết bị hoặc ứng dụng tự đăng ký có thể giao tiếp với nhau.

5. Không còn phải xếp hàng dài

Không ai thực sự thích việc một khách sạn với một loạt người xung quanh quầy lễ tân hoặc lối vào để xếp hàng. Nó làm cho tài sản trông không được chào đón, dịch vụ có vẻ chậm và môi trường có vẻ căng thẳng. Loại bỏ hàng đợi sẽ giúp tài sản của bạn trông đẹp nhất.

Chính sách nhận phòng khách sạn

Mỗi khách sạn sẽ có một chính sách nhận phòng khác nhau; bạn muốn phục vụ khách như thế nào tùy thuộc vào chính sách nhận phòng của bạn.

Có một chính sách nhận và trả phòng linh hoạt là điều bạn nên nghiêm túc xem xét, vì nó sẽ cải thiện ngay lập tức trải nghiệm của khách.

Đăng ký linh hoạt

Bạn có thể tạo thêm doanh thu với gói thời gian linh hoạt. Là nhà điều hành nhà nghỉ chỉ phục vụ bữa sáng, bạn biết rằng có lý do tại sao hầu hết các khách sạn đều hoạt động theo lịch trình nhận phòng vào cuối buổi chiều và trả phòng diễn ra vào cuối buổi sáng. Tuy nhiên, ngày càng nhiều khách nhận thấy điều này bất tiện, và họ sẵn sàng trả nhiều tiền hơn để được hưởng sự linh hoạt hơn. Bạn có thể cung cấp gói thời gian linh hoạt cho phép khách tự chọn thời gian nhận và trả phòng, đồng thời sử dụng đây là cơ hội để tạo thêm doanh thu cho khách sạn của bạn. Du khách nhỏ tuổi và khách du lịch một mình thích tự do hơn và họ có nhiều khả năng đặt phòng tại một nhà nghỉ chỉ phục vụ bữa sáng mang lại sự linh hoạt hơn cho họ. Bằng cách tạo thời gian nhận phòng và trả phòng thay thế cho khách của mình, bạn sẽ bắt đầu thu hút những khách du lịch năng động này.

Đặc biệt nếu bạn đang quan tâm đến các vị trí tuyển dụng việc làm, đặc biệt là các vị trí tuyển dụng nhà hàng, khách sạn hay các công việc ngành F&B với mức lương cao và phúc lợi tốt tại thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội, hãy ghé thăm trang web tìm việc làm khách sạn nhà hàng www.hufr.io/vn của chúng tôi. Hufr luôn cập nhật những vị trí việc làm và tuyển dụng nhà hàng, khách sạn chất lượng với mức lương cao, sẵn sàng cho bạn những trải nghiệm tốt nhất trong quá trình tìm việc của mình. Chúng tôi sẵn sàng giúp bạn và đưa ra các lời khuyên hữu ích khiến quá trình tìm việc của bạn trở nên thú vị và dễ dàng hơn bao giờ hết. 

Cùng Hufr trải nghiệm tìm việc nhà hàng khách sạn và tuyển dụng nhiều cơ hội việc làm hơn mỗi ngày bằng cách gửi CV về cho chúng tôi qua email info@hufr.io hoặc đăng ký tài khoản tại website https://www.hufr.io/vn ngay hôm nay để có nhiều cơ hội có ngay công việc mơ ước của mình trong ngành nhà hàng, khách sạn ngay hôm nay! 

Nguồn tham khảo: littlehotelier